休假日。 生病的日子。 个人日子。 假期。 老板可能会为此感到烦恼，这是不可避免的工作与生活之间的平衡：您 将 花一些时间在办公桌旁，这不只是午休。 对于外面的数百万上班族来说，在那些日子里，您不用锁在键盘上绝对是一件事：外出消息。
现在，制作完美的外出讯息既是一门艺术，也是一门科学。 它必须专业，风度翩翩，简明而翔实，直率而又礼貌。 “关键是要弄清以下五件事，” 简·史考德 （ Jane Scudder）说，他是经过认证的生活，领导力和职业教练，也是芝加哥洛约拉大学商学院的教授。 “外出时；返回时；是否正在检查电子邮件；是否可以通过电话联系；在您不在时与谁联系。” 之后，她说：“剩下的就是风格！”
考虑到这一点，这是她建议的格式，适用于任何情况：
谢谢你的电邮。 我是11月15日（星期三）至11月17日（星期五）的OOO，无法访问电子邮件。 如果紧急情况，请通过与联系。 否则，我将在返回时响应所有消息 。
如您所见，您无需说出 为什么 出门； 那不是你的事，而是你的事，根据情况，还取决于你老板的事。 Scudder还要确保指出电话或电子邮件的可用性也是可选的，但是“表明您将进行间歇性检查”是可以的。 您可能还会注意到，这是“所有邮件”，而不是“您的邮件”。 尽管可能很想个性化您的外出消息，但使用“所有消息”将给收件人一个微妙的提醒，嘿，您正在解析 大量 电子邮件，可能需要一段时间才能回复。
最后，关于日期的注释。 在您的消息中，日期范围的含义存在口头分歧：第二个日期是否表示您当天要 返回 ，还是您出门的 最后一天 ？ 对此，Scudder坚定不移：它表明您将要离开的最后一天。
还有一些其他规则需要牢记：如果您的休假时间跨度为一个周末，而您又回到周一的第一件事，则无需在外出消息中列出之前的星期日； 大多数人在周末不上班，所以星期五之前没事。 但是，如果您要在一周的晚些时候回来，请确保将周末包括在您的时间范围内，例如： 从11月15日（星期三）到11月21日（星期二） 。
既然您已经掌握了起草外出邮件的方法，请继续阅读为什么要一直将其留在办公室–从永久留下他的人那里开始。
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Ari Notis Ari是资深编辑，专门研究新闻和文化。