当涉及到电子邮件时，您可能会认为您知道所有要知道的内容。 毕竟，根据技术市场研究公司The Radicati Group的数据，我们大多数人平均 每天 平均收发121封电子邮件。 但是，即使您每天可能会在收件箱中花费大量时间，但您仍然可能会学到一两个东西。 实际上，有大量的电子邮件礼节规则会定期使您和您的联系人列表中的其他许多人避开。 是否想确保您的电子礼貌？ 这是您可能不知道但需要知道的17条电子邮件黄金定律。
1即使您需要更多时间，也要在收到电子邮件后立即进行回复。
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在发送电子邮件几周后，没人喜欢收到一封回复。 事实上，咨询公司Toister Performance Solutions于2018年进行的一项调查显示，有41％的人期望在不到一个小时的时间内收到同事的电子邮件回复。 （立即开始向您的会计部门起草道歉记录！）
当然，一些电子邮件回复要求您仔细考虑自己的想法，并草拟一份可衡量的消息。 在这种情况下，解决方案很简单：在几分钟之内进行回复，以使发件人知道您已收到他们的消息，但需要更多时间来整理。 这样，他们知道您已经考虑了他们的电子邮件，而不仅仅是忽略了他们。
2谨慎使用“全部答复”。
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“答复”和“全部答复”选项之间有一个至关重要的区别。 但是，不幸的是，许多电子邮件用户没有意识到这一点。 如果您是其中的一员，请知道当您选择后者时，在原始邮件上抄送的每个收件人都会收到您的回复-而且，通常，您不必充斥每个人的收件箱。
这些不必要的大众信息是如此祸害，有一个俗称来形容它们：“回复天启”。 因此，下次您回复大量电子邮件时，请考虑谁真正需要阅读您的回复：整个公司还是原始发件人？
3如果您要别人的回应，请不要抄送他们。
Shutterstock /雅各布·隆德
当您抄送电子邮件中的某人时-意味着您正在“抄袭”他们-通常表明您希望让他们一直在对话中循环播放，但不一定要从他们那里寻找答复。 而且，正如培训专业人士Dannielle Walz警告的那样，滥用CC选项可能会导致沟通问题。
她在LinkedIn帖子中写道：“通过将您的同事抄送入许多电子邮件中，他们可能会开始停止将您的电子邮件视为重要邮件，并可能将其直接放置到'参考文件夹'或'稍后阅读文件夹'中”。 “这可能会导致将来丢失重要信息。”
因此，如果您希望某人做出回应，请将其电子邮件地址放在“收件人”字段中，并谨慎使用“抄送”功能。
4了解何时以及何时不使用BCC。
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“密件抄送”字段更加复杂，甚至不断逃避经验最丰富的电子邮件用户。 但让我们分解一下：BCC代表“密件抄送”，因此，尽管它与CC-ing相似，但BCC-ing不会将该人的电子邮件显示给其他收件人，这意味着链上没有其他人会看到您包括他们。
那么什么时候可以使用BCC？ 希勒尔·富尔德 （ Hillel Fuld of Inc.） 杂志表示，这仅适用于大量电子邮件或某人通过电子邮件向他人介绍您的情况。
“在其他任何情况下，当您向某人发送电子邮件并向某人发送密件抄送邮件时，您都是不诚实的，不管您喜不喜欢，”富尔德指出。 “您是通过电子邮件向X人发送邮件，而他们却不知道，因此让Y人窃听了您的谈话。X人员不知道别人正在阅读此电子邮件，实际上，您也秘密地将其发送给了其他人。”
5谨慎使用感叹号。
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在您的电子邮件中到处乱扔一个感叹号很容易，但是请不要养成习惯。 从历史上讲，感叹号在电子邮件中经常被误认为是虚假或消极的攻击性。
“在电子邮件中使用不必要的感叹号会轻易破坏文本的内在含义，” 安娜·维拉赛（Anna Verasai）在 HR Digest 上解释道。 “仅当您需要强调重要的内容时才使用它。请考虑一下读者在阅读消息时可能如何解释消息。”
6谨慎使用幽默。
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每个人都时不时都喜欢开玩笑，但是由于在面对面时语气可能会被误解，因此最好不要将这些笑话留在您的电子邮件中。 商业写作教授戴维·西尔弗曼 （ David Silverman ）在《 哈佛商业评论》中 写道：“保留幽默感，以便打个电话或亲自打个电话。” “这样一来，当电话线的另一端或会议桌的另一端出现震惊的沉默时，我可以说，'我认为您可能不会意识到我认为自己很有趣，并且鉴于此，我相信我会现在停止。
但要认真地对待：2005年发表在 《人格与社会心理学杂志》上的 一项关键性研究显示，尽管发件人预测其接收者可以在80％的时间内准确地理解他们的语气，但实际上接收者只能准确地阅读56％的语气。时间。
7跳过语。
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随着即时消息传递的兴起，英语缩写形式的使用越来越广泛，例如“ u”表示“ you”或“ wanna”而不是“ want to”。 但是，就像电子邮件中的幽默并不常出现一样，语也是如此。 根据OnePoll的一项调查，有37％的人认为在工作场所使用语是不可接受的，而55％的人则表示在向老板发送电子邮件时不要使用“大笑”。
8注意主题行。
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主题行很简单，但有必要。 而且，由于电子邮件的大部分是在移动设备上阅读的（根据电子邮件传递公司Return Path的数据，其中55％），因此务必加以钉牢。 简短，简洁和直接的主题行是最好的。 电子邮件的用途应明确说明，并且应限制在五个字以内，因为在此之后，移动设备会删除所有字词。
9包括签名。
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您是否曾经收到某人的电子邮件，并想知道“这是谁的？” 尽管发件人的地址可以为您提供一些线索，但有时这还不够。 电子邮件末尾的签名可以立即通知收件人您是谁，您做什么以及他们如何进一步与您联系。
综合营销公司Ocreative的人说，拥有一个电子邮件签名箱“就像在每次发送电子邮件时都将名片交给一个人”。 如果您还没有，请添加一个签名，其中包括您的全名，职位，电话号码，电子邮件，网站和公司徽标。
10记住要吻（保持简短和简单）。
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KISS方法是我们大多数人在小学时就教过的方法，但这并不意味着它在以后的生活中将变得越来越少。 电子邮件生产力应用Boomerang研究了获取更多电子邮件回复的关键方法。 他们最大的收获？ 最好像八岁那样写作。
他们的研究发现，以三年级阅读水平撰写的电子邮件比以大学阅读水平撰写的电子邮件的响应可能性高36％。
11请注意附件。
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附件有时是电子邮件过程中必不可少的部分，但是您应该完全了解如何使用它们，然后再放弃。 在较长的电子邮件链中，有时它们可能会被忽略或忽略，并且由于收件人对电子病毒保持警惕，因此意外的附件也往往无法打开。
最好的解决方案是在电子邮件的正文中调出附件。 语法上说，通知附件的最佳方法是在电子邮件的末尾添加一条消息，内容为“我已附加”或“请参阅附件以获取更多详细信息”。
12标准化字体。
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虽然玩弄字体样式和颜色可能很有趣，但是在专业领域中，没有地方放过明亮的粉红色Comic Sans。 事实证明，在数字通信中，字体的使用极为重要，据 Type&Layout：您是在交流还是只是在制作漂亮的形状的 作者Colin Wheildon说道 。 他对美国作家和艺术家说：“仅仅通过选择错误的类型，就有可能使四分之三的读者流失。”
那么，关于电子邮件，您应该坚持使用哪种字体？ MageMail建议使用佐治亚州，韦尔达纳州，时代新罗马州，Trebuchet MS或Arial。
13校对一切。
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写电子邮件时，很可能会出错。 毕竟，你只是人类。 但是，在处理电子邮件时，错误通常不会过去。 在对近2, 000位受访者进行的语法调查中，有67％的人表示 无法 在电子邮件中打错字，而只有6％的人认为这是可以接受的错误。
14最后输入电子邮件地址。
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确保在准备就绪或清除任何错字之前不发送电子邮件的最简单方法？ 等待直到一切都达到最佳状态，然后再输入收件人的电子邮件地址。 如您所知，犯电子邮件错误是最容易的错误之一 产生错误印象的方法。
Evergreen Partners总裁卡伦·凯斯勒 （ Karen Kessler）对 《福布斯 》表示：“问题不只是专业性。” “关系到员工以及公司或组织的声誉受到威胁。我们已经看到，糟糕的电子邮件决策会给员工（解雇）和组织以及诉讼带来负面影响。”
15并再次检查收件人的姓名。
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您应该避免的一个大错误是将收件人的姓名拼写错误，因此请确保在单击发送之前进行三重检查。 许多人认为错误拼写名字的行为是懒惰和不体面的， 尤其是 当电子邮件地址中的拼写正确时。 如果您不小心犯了该错误，该怎么办？ 我的红笔编辑的所有者Kathryn Shanley说，立即道歉是维护您信誉的关键。
16对于专业业务，请使用专业的电子邮件地址。
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当与朋友或家人联系时可以使用个人电子邮件地址时，请将其置于专业业务范围之外。 这在销售商情况下尤其重要。 GoDaddy 2016年对1, 000名美国人的调查显示，有75％的人认为拥有专业的电子邮件是信任在线业务的重要因素，而33％的人会怀疑卖家是否使用个人电子邮件地址是否合法。
GoDaddy的首席产品官史蒂文·奥尔德里奇 （ Steven Aldrich ）在一份声明中说：“您永远不会忘记在现实生活中或在线上的第一印象。” “通常，您与客户的第一次直接互动是通过电子邮件进行的，因此在这种情况下显得专业非常重要。”
17请记住，任何东西都可以共享。
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无论是通过转发，密件抄送（BCC-ing）还是只是将手机闪过某人的脸，请务必记住，您在电子邮件中写的任何内容都可以被目标收件人以外的其他人看到。 因此，您的所有电子通讯都应该是专业且无风险的。 毕竟，电子邮件甚至可以在法庭上被接受，因此最好以后再也不发送任何可能对您不利的内容。 有关改善工作生活的更多方法，请查看25个更聪明，更艰苦工作的Genius技巧。
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Kali Coleman Kali是Best Life的助理编辑。