就数字时代的通讯而言，没有人能共享优质老式电子邮件。 每个人都 参加电子邮件。 实际上，根据以技术为中心的市场研究公司Radicati Group收集的数据，我们 每天 总共发送近2700亿封电子邮件。 撰写电子邮件是每天生活中的固定部分，每天走路，说话和呼吸都应该成为所有人的第二自然。 换句话说，没有任何理由不正确地起草电子邮件。
但是，许多电子邮件中充斥着错误。 （我敢打赌，在这2700亿中，有2600亿属于这个类别。）温柔的主题行，虚假的称呼，不明智的字体选择-哦，甚至不要让我开始使用双倍空格（ 或 双连字符）。 是的，您可以在电子邮件编写过程中搞砸很多事情。 在这里，您将找到最常见的违规者，并学习如何解决它们。 以前没有借口的地方，现在 真的 没有借口了。 要获得更多惊人的办公室生活建议，请学习“ 25种天才解决办公室倦怠的方法”。
1您将以“最佳”之外的任何东西签字。
快门
真诚的 。 谢谢 。 尽我所能 。 或者根本没有任何东西。 有无数电子邮件签名可供选择。 但是，通过使用许多常见的方法（例如这四种方法），您可能会冒出过于正式，过于冷漠，过于自以为是或过于冷漠的风险。 坚持经过时间考验的 Best 可以安全地玩乐。 根据Patricia Napier-Fitzpatrick的说法，它适用于任何情况，并且位于形式非正式的维恩图的中心。 简而言之，这是您最好的选择。
2您正在使用无关紧要的单词。
对话一旦开始，就没有必要 打招呼 ， 亲爱的 ， 谢谢 或 最好的了 。 （如果在封闭的办公室里工作，而谈话不仅仅是水冷器的必要，那么这是双重的。）称呼和称呼只会使您的电子邮件混乱，打断谈话的流程。 当然，从它们开始每个链条，但是要尽快将它们抛弃。
3您正在计算字数。
快门
生产力应用程序Boomerang的人们对 4000万 封企业电子邮件进行的一项研究表明，销售电子邮件的长度是完美的。 为了获得最大的效果，请确保您的电子邮件不小于50个字且不超过125个字。（是的，其中包括您用于 Hi 和 Bye 的4到6个字。）以及更多掌握电子艺术的方法信息，学习17种能改善生活的Genius电子邮件技巧。
4您的步调是两倍。
快门
要立即使自己变老，请在每个句子的末尾添加两个空格。 如今，双空格是一种惯例，您只能在律师，医生和祖父母的电子邮件中看到这种惯例，起源于19世纪的排版要求。 追溯到那时，墨水可能会渗色，并且打印的时间可能无法进行最终的打印。 可以说，多余的空间可以使内容清晰，以确保读者可以肯定地知道句子已经结束。
数字功能时代根本不需要双重空间。 实际上，在IBM顶级打字机Executive出现之后，出版社，报纸和杂志早在 1940年代就 淘汰了重复打印的做法。 伙计们，那是2018年。您应该像这样隔开句子。 这个。
不。 喜欢。 这个。
5您正在双连字符。
快门
破折号（其中之一：）是您要制作的东西。 同时按下shift键 ， alt键和连字符 （此键：-）。
6您使用了错误的移动签名。
当然，您已经看到一些有价值的电子邮件签名，其中大多数往往来自始终工作的人群。 （“从手机发送。请原谅任何tpyos。”是经典之作。）不要犯同样的陷阱。 如果您是在路上发送电子邮件，那么从字面上讲。 根据执行教练Ben Dattner的说法 ，最好的移动电子邮件签名很简单：“从路边发送”。 它很明显，很有效，甚至还带有唤起类似Kerouac的冷漠态度的额外好处。
7您复制粘贴错误。
快门
如果要从外部来源（例如Word文档或Excel电子表格）复制文本，则需要在点击 send 之前清除所有格式。 否则，您的文本将显示在收件人的收件箱中。 要清除格式，如果您是数十亿的Gmail用户之一，请突出显示需要擦洗的文本，然后点击“ TX”小方框。 您会在格式选项工具栏的右侧找到它。 （该按钮如下所示： A 。）
8您肯定在写OOO消息错误。
正如芝加哥洛亚拉大学商学院教授简·斯库德（Jane Scudder）所建议的那样，当您起草外出讯息时，只有一种格式可以遵循：
谢谢你的电邮。 我是6月12日星期二至6月15日星期五的OOO，无法访问电子邮件。 如果紧急情况，请通过与联系。 否则，我将在返回时响应所有消息 。
有关nitpick级别的详细信息，例如是在最后一天还是在第一天结束消息，或者是否包括电话号码，都可以参考我们对此事坦率的全面指南。
9您正在拧紧附件。
快门
切勿将图像附件拖放到电子邮件中。 在此过程中，您可以选择图像的尺寸或文件大小，这意味着收件人可以收到较低分辨率（丑陋且像素化）的照片。 相反，将您自己定向到电子邮件中的回形针图标，并以此方式查找和上传文件。
10您没有超链接。
将URL随意地扔到电子邮件正文中是丑陋，繁琐的，而且最重要的是易于修复。 只需突出显示要超链接的文本，单击Command-K ，然后将URL粘贴到弹出的字段中即可。 然后，您的文本将如下所示。
11您使用的时间过多。
语言会随着时间的推移而发展，但我不仅指的是具有商业意义的单词，或者是已被历史所遗忘的短暂短语。 标点符号也发生变化。 以句号为例。 几个世纪以来，它表示句子已经结束，仅此而已。 除此之外，它完全没有任何实质或情感。
但是，如今，正如宾厄姆顿大学和罗格斯大学的研究人员所指出的那样，在一段时期内结束句子可能会充其量是最好的，简短的或生气的。 （尽管您不需要科学来告诉您，每一个“没问题。”或“否”，您都会感觉像是个骗子。）因此，除非这是一封正式电子邮件，否则请尽量减少使用时间。 使用不太苛刻的标点符号（破折号，椭圆，逗号，冒号和分号）将您的想法拼凑在一起。
12您所做的主题行都错了。
快门
大多数桌面电子邮件收件箱会以60个字符分隔主题行显示。 但是，在智能手机上，根据设备的不同，该显示的字符数会低至25。 （较大的屏幕（如iPhone 8 Plus上的屏幕，最多可显示30个字符。）为确保阅读整个主题行，请使内容简短明了。 哦，别忘了填写它。 没有什么比收到陌生人的“（无主题）”电子邮件更谨慎的了。
13您使用了错误的字体。
快门
Helvetica是平庸的。 Times New Roman傲慢。 Comic Sans是……。 起草电子邮件时，请遵循以下基本原则：Sans Serif。 这很简单而且易于阅读。 另外，字体会在每个Web浏览器上呈现，因此您的消息将按预期的方式发送给您的收件人，而所有的字体样式（斜体，粗体，下划线等）均保持不变。
14您将所有内容都塞进了一个段落。
快门
将所有文本集中在一起很难看，并且（取决于您说的是多少）混乱到一定程度。 请遵循以下规则：每个段落都应该有 一个 点，并且每个点都应该有自己的段落（即使只是一个句子）。 相应地拆分文本。
15您正在打错字。
你比那更好。
Ari Notis Ari是资深编辑，专门研究新闻和文化。